Poradnik: Jak przeprowadzić audyt bezpieczeństwa floty?

Drogi w Polsce są jednymi z najbardziej niebezpiecznych w Europie, a poruszająca się po nich liczba pojazdów stale rośnie. Potrzeba bezpiecznej, jazdy staje się wyzwaniem nie tylko dla kierowców, ale przede wszystkim dla firm. Społeczna odpowiedzialność biznesu, coraz wyższe koszty, ryzyko utraty wizerunku, rosnące oczekiwania pracowników i klientów to tylko niektóre elementy układanki składającej się na zarządzanie flotą i ryzykiem w przedsiębiorstwie.

Wzrastający udział samochodów tworzących floty służbowe w całkowitej liczbie pojazdów poruszających się po drogach wskazuje, iż to na przedsiębiorstwach ciąży coraz większa odpowiedzialność za bezpieczeństwo. Chcąc dorównać europejskim standardom, firmy powinny wprowadzać coraz nowsze sposoby walki z zagrożeniem.

Badanie poziomu bezpieczeństwa floty to pierwszy etap

Celem badania jest określenie poziomu bezpieczeństwa we flocie, które umożliwia analizę czterech obszarów funkcjonowania firmy, istotnych z punktu widzenia zarządzania bezpieczeństwem floty, tj.:

a)    struktury organizacyjnej

b)    procedur flotowych

c)    szczegółowych zasad bezpieczeństwa w praktyce 

d)    szczegółowych zasad bezpieczeństwa w obszarze prewencji. 

Narzędziem pomiarowym może być ankieta z kluczem punktowym umożliwiającym ocenę każdego z wymienionych wyżej obszarów. Uzyskane wyniki umożliwiają identyfikację obszarów deficytowych, zwiększających ryzyko wystąpienia niebezpieczeństw w zarządzanej flocie. Celem analizy jest zarekomendowanie działań usprawniających zarządzanie flotą takich jak m. in. wdrożenie procedur i mechanizmów kontroli, wypracowanie wzorów dokumentów i regulacji, usprawnienie struktury organizacyjnej, czy organizacji szkoleń.

Przykład ankiety znajdziesz na końcu artykułu.

ANALIZA WYNIKÓW W OBSZARZE: STRUKTURA ORGANIZACYJNA 

Istotnym jest, aby osoba zarządzająca flotą była odpowiedzialna, posiadała wiedzę i doświadczenie oraz odpowiednie podejście etyczne. Kluczowym jest jej linia raportowania.

Wszędzie tam, gdzie Fleet manager podlega bezpośrednio pod Prezesa lub Dyrektora Finansowego, firmy osiągają najlepsze wyniki w efektywnym zarządzaniu parkiem samochodowym. W zakres obowiązków osoby zarządzającej flotą wchodzi m.in. sporządzanie budżetu, kontrola kosztów, zagwarantowanie wysokiej reputacji firmy, zadowolenia poszczególnych departamentów, działów i pracowników, wsparcie w realizacji ich celów, a także zapewnienie bezpieczeństwa mienia i ludzi w ruchu drogowym (nie tylko pracowników). Wyznaczenie zadań i przydzielenie ich wykwalifikowanym pracownikom pozwala na osiągnięcie oszczędności w kosztach i zwiększenie bezpieczeństwa. W zależności od możliwości przedsiębiorstwa, zadania te mogą być wykonywane przez spółki zewnętrzne na zasadzie outsourcingu lub wewnątrz firmy w ramach utworzonych etatów. Na tym poziomie istotne jest wyznaczenie granic obowiązków w ramach wykonywanych zadań oraz przydzielenie uprawnień, pozwalających na ich realizację. 

Równie ważne są narzędzia wspomagające zarządzanie taborem. Przedsiębiorstwa stosują różne metody zbierania i przetwarzania danych generowanych przez floty. Tworzenie analiz i raportów może odbywać się przy użyciu programu Excel lub poprzez niespecjalistyczne dodatkowe moduły dodane do istniejących systemów zarządzania firmą lub systemów zarządzania finansami. Najlepsze są jednak dedykowane systemy zarządzania flotą, które zapewniają użytkownikowi najbardziej kompletną kontrolę we wszystkich kwestiach dotyczących floty i mobilności firmy.

 Kluczowym zagadnieniem są również raporty, ich jakość, zakres i częstotliwość. To dzięki nim osoby zarządzające przedsiębiorstwem mogą podejmować kluczowe z punktu widzenia firmy decyzje. 

ANALIZA WYNIKÓW W OBSZARZE: REGULACJE, DOKUMENTY, PROCEDURY FLOTOWE

Nie można oczekiwać, by Zarząd jakiejkolwiek organizacji był zaangażowany operacyjnie w codzienną szczegółową administrację samochodami firmowymi. By wywiązać się z obowiązku dochowania należytej staranności, musi on stworzyć ramy dla polityki flotowej opartej na najlepszych praktykach i efektywnym systemie zarządzania ryzykiem. Ramy te muszą być opisane i mają stanowić kodeks postępowania w firmie.

Podstawą do skutecznego egzekwowania założeń w obszarze zarządzania flotą jest stworzenie dokumentu zawierającego zbiór zasad oraz procedur i wymaganych dokumentów nazywanego„Car Policy” (Polityki Flotowej). Ten dokument to ustawa zasadnicza każdego działu samochodowego. Stanowi on firmową „konstytucję” i zawiera m. in.  informacje o formalnościach związanych z użytkowaniem samochodów służbowych, badaniach kierowców, zasad serwisu samochodów, zakresu odpowiedzialności pracownika i firmy, konsekwencji jakie mogą zostać wyciągnięte, przywilejów i wielu innych. Należy również wprowadzić w niej zapisy dotyczące kontroli, czy użytkownicy stosują się do wyznaczonych zasad.  W szczególności należy zwrócić uwagę, aby zasady odpowiedzialności były jednakowe dla wszystkich oraz nie zawierały wyjątków i wykluczeń. W „Car Policy” należy również uwzględnić obszar ubezpieczeń komunikacyjnych, szkód oraz kwestie bezpieczeństwa. Brak regulacji w tym zakresie będzie skutkować powstawaniem kosztów zarówno finansowych, jak i społecznych. 

Stosowanie Polityki Flotowej powinna cechować konsekwencja i brak jakichkolwiek wyjątków. W momencie, gdy pewne rozwiązania przestają być adekwatne do potrzeb przedsiębiorstwa, w pierwszej kolejności należy zmienić regulacje i zapisy, a potem podjąć decyzje i wyciągnąć wnioski. Wybiórczość, przymykanie oczu, tworzy atmosferę braku zaufania, sprzyja postawom nie pożądanym i utracie autorytetu.  Kary i nagrody nie mogą mieć charakteru uznaniowego.

Opisane elementy to tylko część stosowanych metod budowania Polityki Flotowej i nie wyczerpują one w pełni możliwości, jakie daje dzisiejsza wiedza z zakresu zarządzania flotą. Należy jednak podkreślić, że każda, nawet najlepiej skonstruowana polityka flotowa, powinna być poparta pełną akceptacją Zarządu firmy, a wprowadzone zasady winny być ściśle przestrzegane przez wszystkich użytkowników pojazdów, bez względu na zajmowane stanowisko.

Analiza wyników w obszarze: zasady bezpieczeństwa w praktyce

Zarządzanie bezpieczeństwem jest procesem wpisanym w każde sprawnie funkcjonujące przedsiębiorstwo. Obszar ten to nie tylko zagadnienia związane z flotą, ruchem drogowym czy warunkami pracy kierowców. To szeroka dziedzina, za którą odpowiedzialność ponoszą wszyscy pracownicy ze szczególnym naciskiem na najwyższe kierownictwo firmy.

Konsekwencje za nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa ponosi zarówno pracownik, jak i pracodawca. Dla pracownika są to z reguły: uszczerbek na zdrowiu, zagrożenie życia, nagana, kara finansowa, zwolnienie dyscyplinarne z pracy. Z punktu widzenia pracodawcy mówimy o odpowiedzialności karnej, stracie finansowej, uszczerbku na reputacji firmy, przerwaniu ciągu produkcyjnego, konsekwencjach z tytułu społecznej odpowiedzialność przedsiębiorstw.

Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, rozpoczynającym się w momencie startu działalności gospodarczej. Z perspektywy kierownictwa, proces ten zaczyna się już na etapie rekrutacji pracownika i związany jest z jego całą aktywnością zawodową wykonywanej na rzecz firmy. Ryzyko w obszarze zagrożeń związanych z eksploatacją pojazdów jest szczególne. Z jednej strony powierzany jest znaczny majątek w postaci środka trwałego firmy (pojazd) a z drugiej, pracownik narażony jest na zagrożenia oddziałujące w wyniku sytuacji występujących w ruchu drogowym. Za oba wyżej wymienione aspekty pracodawca ponosi taką samą odpowiedzialność.

ANALIZA WYNIKÓW W OBSZARZE: DZIAŁANIA PREWENCYJNE

Nawet najlepiej opisane procesy i procedury nie znaczą nic bez kompleksowych programów szkoleniowych i zapobiegawczych oraz dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia. Prewencja to nic innego jak bezpieczna przyszłość. Przyszłość przyjazna dla firm i pracowników. Zdecydowanie tańsza niż koszty likwidacji jakichkolwiek szkód we wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Szkodowość pojazdów flotowych w Polsce utrzymuje się od lat na wysokim poziomie. Rosnące kwoty fizycznej likwidacji szkód stanowią istotny element każdego budżetu flotowego. Jeżeli doda się do tego wydatki wynikające z nieobecności pracowników w pracy, odszkodowania z tytułu szkód na osobie i mieniu, spadek wartości rezydualnych aut oraz szkody wizerunkowe, to prewencja powinna pojawić się jako zasada na stale wpisana w strategię firmy.

Warto pamiętać, że działania prewencyjne można prowadzić na wielu płaszczyznach. Istotnym elementem działań prewencyjnych są szkolenia. Szeroki wachlarz szkoleń  pozwala zwiększyć umiejętności pracowników firmy. Kluczowym elementem szkoleń jest ich ciągłość. Dlatego też stworzenie wieloetapowego, wieloletniego programu szkoleniowego jest priorytetem.

Należy pamiętać, że działania szkoleniowe, wykształcone i zaakceptowane przez załogę normy zachowań tworzą szeroko rozumianą kulturę bezpieczeństwa w firmie.

Jednocześnie działania prewencyjne skierowane na zwiększenie bezpieczeństwa w firmie mogą służyć optymalizacji kosztów. Jazda defensywna z elementami eco–drivingu to nie tylko przewidywanie zdarzeń na drodze, ostrożność, płynność jazdy, ochrona środowiska i bezpieczeństwo własne i innych użytkowników dróg. To również oszczędności na paliwie, materiałach eksploatacyjnych czy na zużyciu poszczególnych elementów pojazdu. 

W polityce prewencyjnej nie należy zapominać o narzędziach i urządzeniach wspierających. Telemetria pozwoli określić profil kierowcy i skierować go na dedykowane jemu stylowi jazdy szkolenia, GPS wychwyci naruszenia przepisów o ruchu drogowym. W obecnych czasach, w których technika może wspierać Fleet managerów w kreowaniu działań prewencyjnych należy przestać postrzegać jej jako koszt a zacząć traktować jako niezbędne działania inwestycyjne przynoszące wymierne i dające się policzyć korzyści.

Podsumowanie i rekomendacje

Audyt bezpieczeństwa floty to kluczowy proces pozwalający na identyfikację potencjalnych zagrożeń, ocenę procedur oraz wdrożenie skutecznych działań prewencyjnych. Regularne przeprowadzanie audytów pozwala nie tylko na zwiększenie bezpieczeństwa kierowców i pojazdów, ale także na optymalizację kosztów operacyjnych.

Przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa floty pozwala na wykrycie luk w procedurach i wdrożenie skutecznych działań prewencyjnych. Regularna analiza polityki bezpieczeństwa, monitorowanie stylu jazdy kierowców oraz dbałość o stan techniczny pojazdów to kluczowe elementy, które zwiększają bezpieczeństwo floty.

Przykładowa ankieta