Outsourcing HR – kiedy zewnętrzny dział HR ma sens?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady odpowiada za swoje zobowiązania własnym majątkiem. Nie oznacza to Firma nie zawsze potrzebuje nowego etatu w HR. Czasem potrzebuje odpowiedzi na jedno trudne pytanie: dlaczego rekrutacja nie Outsourcing HR nie powinien zaczynać się od pytania „co możemy oddać na zewnątrz?”. Lepsze pytanie brzmi: które procesy HR są potrzebne biznesowi, ale firma nie ma dziś zasobów, kompetencji albo skali, aby wykonywać je dobrze wewnętrznie?
Dla jednej organizacji będzie to rekrutacja. Dla innej administracja, kadry i płace. Jeszcze inna firma potrzebuje zewnętrznego HR Business Partnera, który kilka dni w miesiącu pracuje z zarządem i menedżerami.
Jeśli chcesz zacząć od konkretnego problemu, zobacz jak działa EkspertOnline. Możesz samodzielnie wybrać eksperta, omówić zakres online i dopiero później zdecydować, czy potrzebujesz jednorazowej konsultacji, stałego wsparcia czy pełnego outsourcingu procesu.
Outsourcing HR jest jednym z modeli korzystania ze wsparcia w obszarze HR.
Co można outsourcować w HR?
Najczęściej na zewnątrz przekazuje się:
- rekrutację lub wybrane etapy rekrutacji,
- administrację personalną,
- onboarding i offboarding,
- przygotowanie raportów i analiz HR,
- obsługę wybranych systemów,
- wsparcie w wynagrodzeniach i benefitach,
- projekty rozwojowe,
- badania zaangażowania,
- wsparcie menedżerów,
- procesy HR w mniejszych spółkach bez własnego działu.
Kluczowe jest rozróżnienie między wykonaniem procesu a odpowiedzialnością za decyzję. Nawet jeśli partner zewnętrzny prowadzi rekrutację, decyzję o zatrudnieniu zwykle podejmuje firma. Nawet jeśli przygotowuje dane płacowe, zasady wynagradzania powinny wynikać z polityki organizacji.
Pełny outsourcing HR czy tylko wybrane procesy?
Outsourcing pojedynczego procesu
Firma zleca na zewnątrz jeden proces, np. rekrutację, payroll, raportowanie albo badania pracowników. Zaletą jest łatwe zdefiniowanie zakresu i odpowiedzialności.
Outsourcing kilku procesów
Sprawdza się, gdy procesy są ze sobą powiązane, np. rekrutacja + onboarding + administracja danych pracownika. Wymaga lepszej koordynacji i wspólnego standardu danych.
Zewnętrzny dział HR
W mniejszej firmie partner zewnętrzny może pełnić funkcję całego działu HR albo jego znacznej części.
Taki model wymaga szczególnie jasnego ustalenia:
- kto reprezentuje HR wobec pracowników,
- kto podejmuje decyzje,
- kto ma dostęp do danych,
- kto odpowiada za terminy i dokumenty,
- jak wygląda kontakt z zarządem i menedżerami.
HR na godziny / zewnętrzny HR Manager
To model pomiędzy konsultacją a pełnym outsourcingiem. Firma korzysta z doświadczonej osoby przez ustaloną liczbę godzin lub dni w miesiącu. Może być dobry, gdy organizacja potrzebuje stałego partnera, ale nie pełnego etatu.
Rekomendowani eksperci:
Outsourcing HR a doradztwo – czego naprawdę potrzebuje firma?
Outsourcing rozwiązuje problem wykonania.
Doradztwo rozwiązuje problem decyzji lub projektu rozwiązania.
Jeżeli nie wiesz, jak powinien wyglądać proces ocen, najpierw potrzebujesz doradztwa. Jeżeli proces jest już zaprojektowany, ale nikt nie ma zasobów, aby go prowadzić, outsourcing może być właściwym modelem.
Często oba podejścia łączą się: najpierw ekspert porządkuje proces, a później część jego obsługi jest wykonywana zewnętrznie.
Rekrutacja jako outsourcing HR
Rekrutacja jest jednym z naturalnych procesów do wydzielenia, ponieważ łatwo określić jej rezultat i odpowiedzialność po obu stronach.
Jeżeli problem dotyczy samej konstrukcji procesu, kryteriów oceny albo rekrutacji specjalistycznej, warto przejść do Rekrutacji i selekcji pracowników.
Przed przekazaniem rekrutacji na zewnątrz warto ustalić:
- kto przygotowuje profil stanowiska,
- kto zatwierdza ogłoszenie,
- kto prowadzi sourcing,
- kto ocenia kompetencje,
- kto komunikuje się z kandydatem,
- kto podejmuje decyzję,
- jakie dane i raporty mają wracać do firmy.
Bez tego outsourcing może jedynie przenieść chaos z firmy do dostawcy.
Jak wybrać procesy do outsourcingu?
Dobrym kandydatem jest proces, który:
- jest powtarzalny,
- ma jasno określone wejścia i rezultaty,
- można zmierzyć,
- nie wymaga każdorazowo unikalnej decyzji strategicznej,
- ma określoną osobę odpowiedzialną po stronie firmy,
- można bezpiecznie przekazać pod względem danych i dostępu.
Trudniej outsourcować proces, który jest nieopisany, zmienia się przy każdym przypadku albo wymaga ciągłego podejmowania decyzji przez zarząd.
Co powinno zostać po stronie firmy?
Nawet przy szerokim outsourcingu część odpowiedzialności powinna pozostać wewnątrz organizacji.
Dotyczy to przede wszystkim:
- strategii ludzi i organizacji,
- decyzji o strukturze i rolach,
- decyzji o zatrudnieniu i zwolnieniu,
- zasad wynagradzania,
- kultury organizacyjnej,
- kluczowych decyzji dotyczących menedżerów,
- oceny jakości dostawcy.
Partner zewnętrzny może dostarczać dane, rekomendacje i wykonanie operacyjne, ale nie powinien być niekontrolowanym właścicielem wszystkich decyzji personalnych.
Poznaj ekspertów, którzy dołączyli do EkspertOnline ostatnio:
Jak ustalić odpowiedzialność w outsourcingu HR?
Przed startem warto stworzyć prostą mapę odpowiedzialności. Dla każdego procesu określ:
- kto inicjuje zadanie,
- kto przekazuje dane,
- kto wykonuje pracę,
- kto zatwierdza wynik,
- kto komunikuje decyzję pracownikowi,
- kto odpowiada za dokumentację,
- kto monitoruje termin,
- kto reaguje na wyjątki.
Taki model może być prostszy niż formalna macierz RACI, ale powinien odpowiadać na te same pytania.
Jak określić jakość usługi?
Warto ustalić mierniki odpowiadające realnemu celowi procesu. Mogą to być:
- termin odpowiedzi,
- termin wykonania zadania,
- kompletność danych,
- liczba błędów,
- czas prowadzenia rekrutacji,
- jakość kandydatów,
- terminowość raportów,
- jakość współpracy z menedżerami.
Nie wystarczy mierzyć szybkości. Szybko wykonany proces o słabej jakości nadal jest słabym procesem.
Dane osobowe i poufność w outsourcingu HR
Procesy HR obejmują dane pracowników i kandydatów, dlatego przed przekazaniem ich na zewnątrz trzeba ustalić zasady dostępu, przetwarzania i bezpieczeństwa.
Zakres prawny zależy od modelu współpracy i rodzaju danych. Jeżeli firma potrzebuje oceny umowy, podstaw przetwarzania lub obowiązków wynikających z prawa pracy i ochrony danych, warto skonsultować temat w obszarze Prawa pracy i – gdy to konieczne – ochrony danych.
Ekspert HR powinien natomiast pomóc zbudować proces, w którym wiadomo, kto ma dostęp do jakich informacji i po co.
Jak wygląda wdrożenie outsourcingu HR?
Dobre wdrożenie można podzielić na pięć etapów:
- Zmapowanie obecnego procesu.
- Ustalenie zakresu przekazywanego na zewnątrz.
- Podział odpowiedzialności i dostępów.
- Transfer wiedzy i uruchomienie procesu.
- Monitoring jakości i korekty.
Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy firma pomija pierwszy etap i przekazuje dostawcy proces, którego sama nie rozumie.
Kiedy outsourcing HR może się nie opłacać?
Nie zawsze zewnętrzny model będzie lepszy.
Może być słabym rozwiązaniem, gdy:
- proces jest strategiczny i wymaga codziennej obecności w organizacji,
- firma nie chce udostępnić danych niezbędnych do pracy,
- zakres jest zbyt mały, aby efektywnie go wydzielić,
- każdy przypadek wymaga indywidualnej decyzji zarządu,
- organizacja nie ma osoby odpowiedzialnej za współpracę z dostawcą,
- głównym problemem nie jest brak zasobów, ale źle zaprojektowany proces.
W takich sytuacjach lepsze może być doradztwo, Interim HR albo rozwój kompetencji wewnętrznego zespołu.
Co analizuje ekspert przed decyzją o outsourcingu?
Ekspert może przeanalizować strukturę HR, skalę zatrudnienia, liczbę spraw i transakcji, obecne procesy, role i odpowiedzialności, systemy, dane, ryzyka operacyjne, krytyczne terminy oraz sposób obsługi menedżerów i pracowników.
Na tej podstawie można zdecydować, które elementy zostawić wewnątrz, które przekazać na zewnątrz i jak monitorować współpracę.
Jaki rezultat powinien powstać?
W zależności od zakresu firma może otrzymać:
- mapę procesów,
- rekomendację make-or-buy,
- zakres outsourcingu,
- podział odpowiedzialności,
- opis standardu usługi,
- KPI lub SLA,
- plan transferu procesu,
- wymagania dotyczące danych i systemów,
- plan wdrożenia,
- model raportowania.
Skonsultuj model outsourcingu HR
Jeżeli rozważasz zewnętrzny dział HR, zacznij od ustalenia, co naprawdę chcesz przekazać na zewnątrz i jaki problem ma to rozwiązać.
Na EkspertOnline możesz wybrać eksperta HR, omówić zakres online i zdecydować, czy właściwym rozwiązaniem będzie outsourcing, HR na godziny, Interim HR czy projekt doradczy.
Aktualności
FAQ – outsourcing HR
Co to jest outsourcing HR?
To przekazanie zewnętrznemu partnerowi wykonywania części lub całości określonych procesów HR. Zakres może być stały albo obejmować wybrane zadania i okresy.
Czy można outsourcować cały dział HR?
Tak, szczególnie w mniejszych firmach, ale trzeba pozostawić po stronie organizacji jasną odpowiedzialność za decyzje strategiczne i nadzór nad dostawcą.
Czym różni się outsourcing HR od HR na godziny?
Outsourcing najczęściej dotyczy procesu lub zestawu procesów. HR na godziny częściej oznacza dostęp do konkretnego specjalisty przez ustalony czas.
Czym różni się outsourcing HR od Interim HR?
Interim HR to czasowe wejście do firmy konkretnej osoby na rolę menedżerską lub ekspercką. Outsourcing zwykle dotyczy wykonywania procesu przez zewnętrznego partnera.
Jakie procesy najłatwiej outsourcować?
Najłatwiej te, które są powtarzalne, dobrze opisane, mierzalne i mają jasno określony rezultat.
Czy outsourcing HR oznacza utratę kontroli?
Nie powinien. Kontrola jest utrzymywana przez jasny podział odpowiedzialności, mierniki jakości, dostęp do danych i regularny przegląd współpracy.
Czy outsourcing HR obejmuje rekrutację?
Może obejmować cały proces lub jego część, np. sourcing, screening, umawianie rozmów albo prowadzenie rekrutacji end-to-end.
Jak zacząć outsourcing HR?
Od mapy obecnego procesu i ustalenia, które elementy naprawdę warto przekazać na zewnątrz. Dopiero później wybiera się dostawcę i model współpracy.